E-mail etiquette : Hoe verzend ik veilig een email naar een groep mensen ?

Net nog meegemaakt : een kleine vzw zend een email uit naar een groep mensen om ze op de hoogte te houden van een bijeenkomst, en zet iedereen in de to: lijst mooi naast elkaar.

Wat is het resultaat:

  • alle mensen zien elkaars email adres en je privacy wordt geschonden – niet iedereen is daar even gelukkig mee, want ik heb mijn email wel aan de vzw gegeven, maar niet aan de andere mensen
  • er moet maar een persoon zijn met slechte bedoelingen, en opeens heeft deze persoon een hoop meer mensen naar waar hij email kan sturen
  • als een ontvanger een virus op zijn pc heeft dat zich wil voortplanten door emails te sturen, kan het van deze email adress ook gebruik maken
  • één van de personen reageert door een reply-all te doen : gans de groep krijgt zijn mail waarin hij een vraag stelt
  • als we even pech hebben, reageert nog iemand anders, of komt het antwoord ook via reply-all en krijgt iedereen deze vervolg ‘spam’ mails

De beste manier om een mail te sturen

Om een mail naar een groep mensen te sturen (zonder iedereen apart een mail te moeten sturen) is het best om gans de lijst NIET in de To: lijst te stoppen, maar wel in de BCC: lijst te stoppen.

Even een overzicht van wat deze termen betekenen:

  • To: alle emails zijn zichtbaar, en de mail is aan deze personen gericht
  • Cc: alle emails zijn zichtbaar, en deze personen krijgen deze mail ter info
  • Bcc: alle emails hier zijn niet zichtbaar

CC: en BCC: zijn afkortingen van ‘Carbon Copy‘ and ‘Blind Carbon Copy’, termen die nog uit de tijd van de schrijfmachine stammen en er met carbon papier een doorslag werd genomen van een brief.

Als ontvanger van een email zie je dan in de mail iets staan als ‘undisclosed recipients’ maar dus niet de namen van de anderen.

Doen !

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *